Terminarz: prośby o termin i zapisywanie klientów

Terminarz to Twój kalendarz wizyt. Zaczynasz od papierowego zeszytu mentora – Pani Grażyny, a w starcie barbera Pana Mirka: klienci dzwonią albo piszą, a Ty szukasz godziny, która pasuje do usługi i do ich próśb. Zapisani klienci przychodzą o umówionej porze, więc salon ma ruch także wtedy, gdy z ulicy nikt nie wchodzi.

Gdzie w grze

Dolny pasek → medalion „Terminarz”; zakładki „Terminarz”, „Grafik” i „Kartoteka”

Od kiedy

Po zadaniu „Pierwsza klientka”

Czas

Pasek 12 dni pracy; oś dnia od 9:00 do 17:00, co 15 minut

Dzień w Terminarzu ma po lewej stałą oś godzin, a obok pasy wizyt: wizyty w tym samym czasie stoją w osobnych pasach obok siebie. Każdy pas ma stałą, czytelną szerokość, więc gdy w dużym salonie pasy nie mieszczą się na ekranie, przewijasz je w bok, a godziny zostają na miejscu. Wyblaknięta krawędź z lewej albo z prawej strony mówi, że dalej są jeszcze wizyty; to samo robi pasek dni u góry. Pod osią stoi podsumowanie dnia, na przykład „wolne ok. 6 h” albo „wolne ok. 2 h 15 min” (bez „0 min”), a gdy dzień jest pełny – „bez wolnego czasu”.

Skąd biorą się prośby o termin

Prośba o termin to karta klienta na liście „Prośby o termin (N)” u góry okna. Kanał widać nad imieniem klienta:

Klienci z looki zapisują się sami, więc ich wizyty trafiają prosto do terminarza. Kafelek wizyty pokazuje godzinę, imię, usługę, czas trwania i źródło rezerwacji („z zeszytu Pani Grażyny” albo w starcie barbera „z zeszytu Pana Mirka”, „przez telefon”, „z wiadomości”, „umówiona przy kasie” albo „z looki”). Gdy w Grafiku przypiszesz wizytę komuś z zespołu, w tym miejscu widać jego imię. W wąskim pasie kafelek pokazuje tylko godzinę, imię (bez „Pani” i nazwiska) i usługę; na komputerze pełny opis pokazuje dymek po najechaniu myszą.

Każda prośba ma portret, imię i własne słowa klienta, na przykład „Włosy strasznie mi się puszą, a rano nie mam czasu na układanie…”. Stały klient ma dopisek „· stały klient” albo „· stała klientka”. W tych słowach kryją się wskazówki do zapisu:

• potrzeba: od niej zależy usługa; jeśli salon nie ma jeszcze stanowiska do takiej usługi, klient prosi o najbliższą, którą oferujesz;
• dni: od jednego do trzech spośród najbliższych sześciu dni pracy, licząc od jutra; gdy klient mówi o wydarzeniu („w sobotę jestem świadkową”, „przed weekendem”, „na piątek”), proponuje tylko dni przed nim;
• pora dnia: „najlepiej przed południem”, „najlepiej koło południa”, „najlepiej po południu” albo „o każdej porze”.

Jak zapisać klienta

1. Stuknij „Zapisz” na karcie prośby. Przycisk „Odrzuć” usuwa prośbę z listy.
2. Wybierz usługę. Przyciski usług mają postać „Mycie · 30 min”; domyślnie zaznaczona jest ta, o którą prosi klient. Dopisek „· brak stanowiska” znaczy, że salon nie ma jeszcze stanowiska do tej usługi.
3. Stuknij wolny termin na osi dnia. Pasek dni u góry pokazuje 12 dni pracy; oś dnia ma siatkę co 15 minut, a wolne wiersze nazywają się „Wolny termin 10:30”. Przyciskami przy czasie przesuniesz wizytę o 15 minut wcześniej lub później.
4. Stuknij „Zaproponuj: [dzień], [godzina]”. Klient odpowiada własnymi słowami, a po zgodzie widzisz „Zapisano w terminarzu”.

Klient przyjmie propozycję, gdy spełnione są wszystkie warunki:

• usługa mieści się przed 17:00 i nie jest w przeszłości;
• w tym czasie jest wolne miejsce: wizyt naraz może być najwyżej tyle, ile wynosi 1 plus liczba pracowników (osoby na szkoleniu w Akademii FLK nie liczą się, więc gdy wyjadą wszyscy, rezerwacji nie ma wcale; w dniu szkolenia instruktora w salonie też ich nie ma);
• usługa odpowiada prośbie: inną klient przyjmie tylko wtedy, gdy dobrze odpowiada na jego potrzebę;
• dzień jest jednym z tych, które klient wymienił, a godzina mieści się w jego porze dnia.

Klient ma trzy szanse: pod kartą widzisz kropki „Cierpliwość klienta: n z 3”. Po trzech chybionych propozycjach rezygnuje. Każda odmowa niesie podpowiedź, na przykład „Słuchaj, które dni pasują klientowi.”

Przypomnienia, spóźnienia i niestawienia się

Nie każdy zapisany klient przyjdzie. Przy otwarciu salonu gra losuje, kto się spóźni, a kto nie dotrze wcale. Pozostali klienci przychodzą w okolicy umówionej godziny: jedni kilka minut wcześniej, inni z małym spóźnieniem. Przypomnienie wysłane dzień wcześniej mocno zmniejsza ryzyko.

Przycisk „Przypomnij na jutro (N)” u dołu okna wysyła przypomnienia wszystkim klientom, którzy jutro mają wizytę bez przypomnienia, jednym dźwiękiem i jednym powiadomieniem („Wysłano przypomnienia: N”). Pojedynczą wizytę przypomnisz ikoną dzwonka („Przypomnij”) na jej kafelku (powiadomienie „Przypomnienie wysłane”), a ptaszek oznacza „Przypomniano”. Przycisk nie wyśle tego samego przypomnienia drugi raz, gdy stukniesz go dwa razy. Dzisiejszym klientom przypominasz przed otwarciem salonu albo dzień wcześniej; w otwartym salonie jest już za późno. Z looki przypomnienia SMS wychodzą same, więc ręczne przyciski znikają.

Gdy klient nie pojawi się w ciągu 20 minut od umówionej godziny, dostaje status „nie przyszedł” albo „nie przyszła”. Pojawia się komunikat, wpis w statystykach, a reputacja salonu spada o 0,5. Tak samo kończą się rezerwacje niezrealizowane do końca dnia. Klient, który wyszedł, nie doczekawszy się, ma status „wyszedł, nie doczekał się”. W Kartotece przy imieniu zobaczysz liczbę jego nieobecności.